効率化だいすきです。
目次
Automatorを最近使い始めました
ぼくは会社、家の両方でMacを使っているのですが、前からロボットのアイコン「Automator」ってなんだろう？って思っていました。
Automatorはプログラムの知識がなくても作業を自動化できるアプリケーションのようです。
プログラムとか全く分からなくてもある程度使えたので、簡単な使い方を紹介してみます。
今回の使用目的
最近Raiotに紙に書いた落書きを投稿しています。トリミングが楽なのでスマホアプリの「Adobe Scan」で撮影していますが、デフォルトでPDFで保存されてしまいます。
初めて作業した時はjpegにするため、Mac搭載の「プレビュー」を立ち上げて変換してみましたが、けっこう面倒でAutomatorで省力化を試みました。
作業は以下の手順
- MacにiPhoneからAirDropでデータを送る
- PDFをjpegに変換してフォルダに格納
- 元のPDFデータを別フォルダに格納
今回は太字部分を自動化してみます。
使い方がある程度分かった後なら5〜10分程度で作成できると思います。
ちなみにAutomatorはアプリケーションフォルダから探すか、Spotlightで検索しましょう。
まずは書類の種類を設定します。
ぼくが使うのはとりあえず5つ
- ワークフロー：Automator上で動かすワークフロー。他のワークフローに組み込みたい場合などにも使う。
- アプリケーション：ダブルクリックやファイルをドラッグ&ドロップすることでプログラムを動かせるアイコンを作る
- サービス：右クリックから呼び出せるプログラムを作成する。システム環境設定からキーボードショートカットに設定することもできる
- ファルダアクション：書類を入れると自動でプログラムを動かせるフォルダの設定ができる
- カレンダーアラーム：日時指定して実行するプログラムの作成ができる
今回はこの中のフォルダアクションを使ってデータ変換と移動の作業をまとめてみます。
まずファイルを集めるフォルダを作成します
今回はアクションの入力用に「00_PDF_jpeg_action」
フォルダアクションで生成されたファイルを格納する「01_jpeg」「02_PDF」というフォルダを作成しました。
ではAutomatorの新規書類から設定を作っていきましょう。
Automatorの設定
こんな感じで作成。
これでフォルダにPDFを入れることで、自動的にjpeg作成とフォルダに振り分けをしてくれるようになりました。
以下簡単な説明です。
Finder項目を移動
「00_PDF_jpeg_action」に入れたPDFファイルを「02_PDF」に移動
PDFを分割
「02_PDF」に移動したPDFファイルが複数ページの場合は1ページずつにバラします
ここでファイル名を変えることも可能です
イメージのタイプを変更
分割したPDFをjpegに変更
Finder項目を移動
できあがったjpegファイルを「01_jpeg」フォルダに移動
これで作業が自動化できました。
実際にデータを入れてみます
「スキャン 18年2月24日.pdf」をファイルを「00_PDF_jpeg_action」に入れると
↓
こうなります。
簡単な作業ですが、クリック数が結構変わってくるのがでかい。
まとめ
今回の作業は1回の短縮時間は大したことがありません。
ですが、作業のストレスは大きく軽減することができました。それに、作業に合わせてカスタムしていけば短縮時間も大きくなっていくと思います。
例えば、カレンダーアラームを使って溜まったデータを週1回「使用済み」フォルダに移動したりなど。
ぼくもまだ使い始めで、効率の悪いワークフローになっていたりするかもしれないのですけど、Automatorは一度使い始めればどんどん「あれは自動化できそう」とか思考回路が変化してくるので、まずはアプリを立ち上げてアクションの、使ってみるのがオススメです。